Cómo hacer un asiento contable, paso a paso

Un asiento no se «saca»: se deduce. Y se deduce siempre con el mismo procedimiento, tenga el enunciado dos líneas o veinte. Este es el orden que uso en clase y el que recomiendo seguir hasta que salga solo.

Paso 1. Qué ha pasado de verdad

Antes de tocar el plan de cuentas, traduce el enunciado a una frase en castellano corriente: «hemos comprado una furgoneta y la pagamos a plazos», «un cliente nos ha pagado antes de tiempo», «ha llegado la factura de la luz». Si no eres capaz de decir la frase, no es un problema de contabilidad: es que no has entendido el enunciado, y ningún asiento va a salir bien.

Paso 2. Qué elementos cambian y en qué sentido

Ahora enumera lo que se mueve. En «compramos mercadería a crédito» se mueven tres cosas: aparece un gasto por compras, aparece un IVA que podremos deducir y aparece una deuda con el proveedor. Todavía no hay cuentas: hay conceptos.

Paso 3. Qué cuenta corresponde a cada elemento

Solo ahora vas al plan. Y no lo haces buscando el nombre, sino el grupo: ¿es algo que la empresa tiene (1 a 5), algo que consume (6) o algo que genera (7)? Está explicado con detalle en cómo elegir la cuenta contable correcta.

Paso 4. A qué lado va cada una

Aplica la regla: lo que la empresa recibe o consume, al debe; de dónde procede, al haber. Si tienes dudas, repasa el debe y el haber.

Paso 5. Comprobar

Suma las dos columnas. Si no coinciden, no busques el fallo en la cuenta: busca el elemento que te has dejado.

El procedimiento aplicado a un caso completo

«El 15 de marzo la empresa compra una furgoneta por 18.000 € más el 21 % de IVA. Paga 6.000 € por el banco y el resto queda aplazado a 18 meses.»

1. Qué ha pasado: hemos comprado un vehículo, hemos pagado una parte y debemos el resto a más de un año.
2. Qué se mueve: entra un elemento de transporte; entra un IVA deducible; sale dinero del banco; nace una deuda a largo plazo.
3. Cuentas: 218 elementos de transporte, 472 IVA soportado, 572 bancos y 173 proveedores de inmovilizado a largo plazo.
4. Lados: la furgoneta y el IVA los recibimos, al debe. El banco y la deuda son el origen, al haber.

Comprueba: 21.780 en los dos lados. Y observa el detalle que casi siempre se falla: la deuda vence a 18 meses, así que es largo plazo (cuenta 173) y no la 523. Si venciera dentro del año siguiente sería corto plazo.

Cuando el enunciado es largo

En los exámenes aparecen supuestos con diez o quince operaciones fechadas. La técnica no cambia, solo se organiza: numera las operaciones, resuélvelas de una en una sin mirar las siguientes, y deja para el final las que dependan del cierre. Intentar leerlo todo antes de empezar es lo que provoca el bloqueo.

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