Cómo elegir la cuenta contable correcta

«¿Y yo cómo sé qué cuenta poner?» Es la pregunta más repetida de toda la asignatura, y tiene una respuesta que casi nunca se da: no se busca la cuenta, se deduce el grupo. El nombre viene después.

Los grupos del plan, en una tabla

Existen además los grupos 8 y 9, de gastos e ingresos imputados directamente al patrimonio neto, que no pasan por la cuenta de pérdidas y ganancias. Aparecen con las subvenciones y las coberturas, y están explicados en esa ficha.

El árbol de decisión que uso en clase

1. ¿Queda algo de valor en la empresa después de la operación? Si sí, es activo: grupo 2 si dura más de un año, grupo 3 si es existencia, grupo 5 si es dinero. Con una excepción importante: la compra de existencias no se carga en el grupo 3, sino en el 6 (600, 601, 602); la cuenta 300 solo se mueve en el cierre, con la variación de existencias.
2. ¿La empresa debe algo o alguien le debe? Grupo 4 si nace de la actividad ordinaria (clientes, proveedores, Hacienda), grupo 1 o 5 si es financiación.
3. ¿Se ha consumido y no queda nada? Grupo 6.
4. ¿La empresa ha generado valor? Grupo 7.

El caso que más se falla: reparación o mejora

Llega una factura de 4.000 € por una obra en la nave. ¿Grupo 6 o grupo 2? Depende de una sola pregunta: ¿alarga la vida útil o aumenta la capacidad?

• Si solo mantiene el bien en condiciones —pintar, sustituir una pieza rota—, es gasto: cuenta 622.
• Si mejora el bien —ampliar la nave, aumentar su capacidad productiva—, se activa: mayor valor del inmovilizado.

La consecuencia es grande: en el primer caso el resultado del año baja 4.000 €; en el segundo, baja solo lo que se amortice.

Ejemplos resueltos de asignación

Dos reglas de higiene

• Sé coherente en lo que sí es criterio. Si este año abres subcuenta de suministros por centro de trabajo y el siguiente lo metes todo en la 628, las comparaciones entre ejercicios dejan de tener sentido. Elige una forma y mantenla.
• Pero distingue criterio de norma. Los portes de una compra no se eligen: forman parte del precio de adquisición de la mercancía, porque la norma de valoración de existencias mete ahí los transportes, los aranceles y los seguros hasta que el género está en el almacén. En la práctica el porte de compra se carga en la misma cuenta 600 (o 601, o 602) que la mercancía, porque el plan no tiene una cuenta propia para él. La 624, Transportes, es para los portes de venta, los que paga la empresa para llevarle el pedido al cliente.
• No inventes subcuentas sin necesidad. Un plan con doscientas subcuentas que nadie consulta no informa mejor: informa peor.

Preguntas frecuentes