Cómo se contabiliza una nómina

Es el asiento que más se repite en cualquier empresa con trabajadores y, a la vez, uno de los que peor se entienden, porque mezcla tres cosas distintas que van a tres sitios distintos: lo que cobra el trabajador, lo que se le retiene para Hacienda y lo que se debe a la Seguridad Social.

El enunciado

La nómina de un trabajador del mes arroja los siguientes importes, tomados directamente de su recibo de salarios:

• Salario bruto devengado: 2.000,00 €
• Seguridad Social a cargo del trabajador (deducida en nómina): 129,00 €
• Retención de IRPF: 240,00 €
• Seguridad Social a cargo de la empresa: 640,00 €

El líquido a percibir es, por tanto, 2.000,00 € − 129,00 € − 240,00 € = 1.631,00 €.

Los porcentajes de cotización y el tipo de retención cambian cada año y dependen del grupo de cotización, del tipo de contrato y de la situación personal del trabajador. En un ejercicio se dan; en la realidad se toman del recibo de salarios y del cálculo de retención. Lo que no cambia es el asiento.

El asiento del devengo

Fíjate en el reparto:

• 640 recoge el bruto entero, no el líquido. Es lo que el trabajador ha ganado.
• 642 es el coste adicional para la empresa: la parte de cotización que paga ella y que el trabajador nunca ve.
• 476 acumula las dos cotizaciones, la del trabajador y la de la empresa, porque a la Seguridad Social se le paga todo junto: 129,00 € + 640,00 € = 769,00 €.
• 4751 es dinero de Hacienda que la empresa retiene y guarda hasta el modelo 111.
• 465 es lo único que se le debe al trabajador.

Suma el debe y suma el haber: 2.640,00 € en los dos lados. Si no cuadra, casi siempre es porque se ha llevado el líquido a la 640 en vez del bruto.

El pago al trabajador

El pago a la Seguridad Social

El mes siguiente, al cargarse el recibo de liquidación de cotizaciones:

El ingreso de las retenciones

La retención no se ingresa cada mes salvo que la empresa sea gran empresa: en la mayoría de los casos se acumula y se ingresa con el modelo 111 del trimestre.

Después de estos cuatro asientos, las cuentas 465, 476 y 4751 quedan a cero. Si al cierre alguna de ellas tiene saldo, o falta un pago o sobra un asiento.

Variantes que aparecen en los exámenes

• Anticipos al trabajador. El anticipo se registró en su día en la cuenta 460 Anticipos de remuneraciones; al devengar la nómina se abona esa cuenta en lugar de la 465 por la parte anticipada.
• Retribución en especie. El importe en especie forma parte del bruto y de la base de cotización, y su contrapartida no es la 465: es la cuenta del bien o servicio entregado, con su ingreso a cuenta correspondiente.
• Indemnizaciones. No van a la 640, van a 641 Indemnizaciones. Su tributación y su cotización tienen reglas propias, con importes exentos y límites que hay que comprobar caso por caso; contablemente, la cuenta de gasto es esa.
• Nómina que se devenga en un mes y se paga en el siguiente. El devengo va siempre al mes trabajado; la 465 es precisamente la cuenta que permite separar el devengo del pago.

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