Cómo se periodifica un seguro pagado por adelantado

Es el ajuste más silencioso del cierre y uno de los que más resultado mueve. Nadie se olvida de contabilizar la factura del seguro; lo que se olvida es que esa factura no es toda de este año.

El enunciado

El 1 de octubre la empresa paga 1.200,00 € por la póliza anual del seguro del local, que cubre desde esa fecha los doce meses siguientes.

Paso 1: el pago

Cuando llega la factura se contabiliza entera como gasto. No hay nada raro todavía.

Las operaciones de seguro están exentas de IVA, así que aquí no aparece la 472. Es un detalle que despista en los ejercicios: no es que se haya olvidado, es que no lo lleva.

Paso 2: el ajuste del 31 de diciembre

De los doce meses cubiertos, solo tres —octubre, noviembre y diciembre— son de este ejercicio. La cuota mensual es 1.200,00 € ÷ 12 = 100,00 €, así que a este año le corresponden 300,00 € y al siguiente 900,00 €.

Esos 900,00 € no son gasto todavía: son un derecho a recibir cobertura el año que viene, y por tanto un activo.

Después de este asiento, la cuenta 625 se queda con 300,00 €, que es lo que de verdad ha costado el seguro este año, y la 480 aparece en el activo corriente del balance con 900,00 €.

Paso 3: enero del año siguiente

El 1 de enero se deshace el ajuste y el gasto vuelve a su sitio:

Este tercer asiento es el que más se olvida, y su consecuencia es fea: la 480 se queda con saldo para siempre y el gasto nunca llega a reconocerse.

Las cuatro cuentas de periodificación

• 480 Gastos anticipados. Has pagado un gasto del año que viene. Activo.
• 485 Ingresos anticipados. Has cobrado un ingreso del año que viene. Pasivo.
• Gastos devengados y no pagados. El servicio ya lo has consumido pero la factura no ha llegado: se reconoce el gasto con abono a la cuenta de acreedores que corresponda.
• Ingresos devengados y no cobrados. Lo mismo al revés.

Las dos primeras quitan del ejercicio algo que ya está contabilizado. Las dos últimas meten en el ejercicio algo que aún no lo está. Confundir el sentido es el error clásico.

Dónde aparece esto en la vida real

Seguros, alquileres pagados por adelantado, cuotas de asociaciones y colegios profesionales, dominios y licencias de software anuales, y los intereses de un préstamo cuyo periodo no coincide con el año natural. En una pyme, revisar estas cuatro cosas en el cierre cambia el resultado más de lo que la gente espera.

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