Cómo se contabiliza una provisión

Imagina que el técnico te ha dicho que la caldera «revienta antes de dos inviernos» y que el arreglo «andará por los 2.000». No sabes el importe exacto ni el día, pero sabes que vas a pagar. Si eres prudente, apartas el dinero en un sobre. No has pagado nada todavía, pero ya no cuentas con él.

1. Qué es una provisión

La norma de registro y valoración de provisiones y contingencias del Plan reconoce como provisiones los pasivos que, cumpliendo la definición de pasivo, resultan indeterminados respecto a su importe o a la fecha en que se cancelarán. Desmonta esa frase en tres piezas:

1. Es un pasivo: una obligación actual nacida de un suceso pasado.
2. Es probable que tengas que pagarla. Si solo es posible, no es provisión.
3. Su cuantía o su fecha son inciertas. Si supieras las dos cosas sería una deuda normal, un acreedor.

Fíjate en que la norma no te exime por la incertidumbre: te obliga a estimar. Al cierre, la provisión se valora por la mejor estimación posible del importe necesario para cancelar la obligación.

2. Provisión, deterioro y contingencia

Son tres cosas distintas y se mezclan siempre.

• Provisión — un pasivo de cuantía o fecha inciertas. Vive en el subgrupo 14 (largo plazo) o en la 529 (corto plazo); las comerciales, en la 499. Se contabiliza. Es el sobre de la caldera.
• Deterioro — una corrección de valor de un activo: algo que tienes vale menos de lo que dice tu contabilidad. Cuentas compensadoras (29x, 39x, 49x), gasto en 69x. Se contabiliza, pero en el activo. Tu coche usado vale menos; no debes nada a nadie.
• Contingencia — una obligación posible pero no probable, o probable pero no estimable con fiabilidad. No se contabiliza: solo se informa en la memoria. El vecino dice que «igual» te denuncia: lo apuntas, pero no sacas dinero del sobre.

La regla de oro: ¿tengo algo que vale menos, o debo algo que antes no debía? Lo primero es deterioro; lo segundo, provisión.

3. Qué cuenta del subgrupo 14 toca

El Plan te da una cuenta distinta según el origen de la obligación, y elegirla bien es medio punto en un examen:

• 140 Provisión por retribuciones a largo plazo al personal.
• 141 Provisión para impuestos — por ejemplo, una inspección en curso.
• 142 Provisión para otras responsabilidades — litigios, indemnizaciones, avales. Es la más frecuente.
• 143 Provisión por desmantelamiento, retiro o rehabilitación del inmovilizado. Ojo: su contrapartida en la dotación no es un gasto, sino el propio activo.
• 145 Provisión para actuaciones medioambientales · 146 Provisión para reestructuraciones · 147 Provisión por transacciones con pagos basados en instrumentos de patrimonio.

Su reflejo a corto plazo es la 529, desarrollada en paralelo: 5290, 5291, 5292 (otras responsabilidades), 5293, 5295, 5296, 5297. Y aparte quedan las provisiones por operaciones comerciales —garantías de reparación, devoluciones—, que van a la 499, con dotación en la 6959 y exceso en la 79549.

4. El enunciado

Talleres Roble, S.L. cierra el 31 de diciembre. En octubre de 20X1 un cliente la demanda por daños derivados de una reparación defectuosa y reclama 30.000,00 €. A 31-12-20X1 los abogados informan de que es probable la condena, de que la mejor estimación es de 20.000,00 € y de que la sentencia se espera en unos dos años. A 31-12-20X2 el pleito sigue abierto y ya se espera resolución dentro del año. En marzo de 20X3 la sentencia firme fija 16.000,00 €, que se pagan por banco.

Hipótesis declarada: se supone que el efecto financiero no es significativo, por lo que la provisión se registra por su importe nominal y no se descuenta. En un caso real con vencimiento a varios años habría que valorarla por su valor actual y reconocer cada año la actualización como gasto financiero en la cuenta 660 Gastos financieros por actualización de provisiones.

5. La dotación

Pasa el enunciado por el filtro: ¿obligación actual por un suceso pasado? Sí. ¿Salida probable? Sí. ¿Estimable? Sí, 20.000 €. Tres síes te obligan a dotar. Y fíjate en el importe: la mejor estimación, no lo que reclama la otra parte. Poner 30.000 «por prudencia» no es prudencia, es inflar un pasivo.

¿Qué acabas de conseguir? Has metido 20.000 € en el sobre. El resultado de 20X1 soporta el golpe del pleito aunque no hayas pagado nada, y en el balance aparece un pasivo no corriente que cualquiera puede ver. Eso es el devengo funcionando.

¿Por qué NO esperar a la sentencia? Porque la obligación ya existe y es probable. Esperar sería llevar a 20X3 un gasto de 20X1 y presentar un patrimonio neto superior al real.

6. La reclasificación a corto plazo

A 31-12-20X2 la estimación no ha cambiado, pero el plazo sí: ahora se espera sentencia dentro del año.

¿Qué acabas de conseguir? Nada en el resultado: solo has movido el sobre de un cajón a otro. Pero el balance ya avisa de que el pago se acerca. Una nota honesta: este asiento es un refinamiento de presentación, no viene literalmente del movimiento de la cuenta en el Plan, que carga la 142 directamente contra tesorería.

Si a 31-12-20X2 los abogados hubieran revisado la estimación, antes de reclasificar tendrías que ajustarla: dotar más con cargo a la misma cuenta de gasto, o revertir el sobrante con abono a la 7952.

7. La sentencia: aplicación y exceso

Llega la sentencia por 16.000 € y pagas. Sacas del sobre lo que hace falta, y lo que sobra deja de ser una deuda. Se puede hacer en un solo asiento:

¿Qué acabas de conseguir? La 5292 queda a cero, el balance ya no arrastra una deuda inexistente y el resultado de 20X3 recoge un ingreso de 4.000 € que corrige la sobreestimación. En total el pleito ha costado 20.000 − 4.000 = 16.000 €, exactamente lo pagado.

¿Por qué NO vuelvo a cargar un gasto al pagar? Porque el gasto ya está en 20X1. Provisionar y luego volver a gastar es el error más repetido: duplica el gasto y deja la provisión colgada para siempre.

¿Y si la sentencia hubiera sido mayor que la provisión? El defecto es gasto del ejercicio en que se conoce, en la misma cuenta por naturaleza que usaste al dotar. Es un cambio de estimación, que se imputa al resultado del ejercicio corriente; no es un error de ejercicios anteriores, que iría contra reservas.

Un detalle de presentación que conviene conocer: la dotación y el exceso no salen por la misma línea de la cuenta de pérdidas y ganancias. El exceso tiene partida propia, «Excesos de provisiones», mientras que el gasto de la dotación se presenta según la cuenta por naturaleza que hayas usado.

8. Errores que se repiten

• Dotar por lo que reclama la otra parte en vez de por la mejor estimación.
• No contabilizar por «no saber el importe exacto». La norma obliga a estimar.
• Contabilizar una contingencia. Si solo es posible, va a la memoria, no al diario.
• Volver a cargar gasto al pagar, duplicando el efecto en resultados.
• Usar la 678 por defecto. Es residual: primero busca la cuenta por naturaleza.
• Dejar el sobrante en el balance «por si acaso». Una provisión sin obligación detrás es una reserva oculta.

Preguntas frecuentes