Cómo se contabiliza una fianza de alquiler

La fianza de un alquiler genera dudas porque parece un gasto y no lo es, parece que lleva IVA y no lo lleva, y cambia de cuenta según quién la entrega y cuánto va a durar el contrato.

El enunciado

Una empresa alquila un local para su actividad. El contrato es de cinco años, la renta mensual es de 1.200,00 € más IVA, y a la firma se entrega una fianza de 2.400,00 € equivalente a dos mensualidades.

Lado del arrendatario: quien paga la fianza

Como el contrato dura cinco años, la fianza no se va a recuperar en los próximos doce meses: es largo plazo.

Un matiz que conviene conocer aunque el ejemplo lo simplifique: la norma manda valorar inicialmente la fianza por su valor actual y tratar la diferencia con lo entregado como un pago anticipado por el arrendamiento, que se imputa a resultados durante el contrato, actualizando después la fianza hasta su devolución. Solo se puede registrar directamente por el nominal cuando el plazo es corto o el efecto no es significativo, y a cinco años no lo es. Aquí se registra por el nominal para no mezclar dos normas a la vez.

Si el vencimiento para recuperarla cayera dentro de los doce meses siguientes a la fecha de cierre, la cuenta sería la 565, Fianzas constituidas a corto plazo. Al cierre de cada ejercicio hay que revisar si toca reclasificar de 260 a 565, exactamente igual que con cualquier otro saldo a largo plazo.

La renta mensual, que es otra cosa

El alquiler sí es gasto, sí lleva IVA y, si el arrendatario está obligado a retener —una sociedad, o un empresario o profesional en el ejercicio de su actividad— y se trata de un local de negocio, normalmente lleva retención a cuenta del IRPF o del impuesto sobre sociedades del arrendador:

El tipo de retención hay que comprobarlo para el ejercicio y el supuesto concretos; en el ejemplo se usa el 19 %. La retención no es un gasto: es parte de la renta que la empresa ingresa en Hacienda por cuenta del arrendador, con el modelo 115.

Cuando termina el contrato

Si la fianza se devuelve íntegra:

Si el arrendador retiene parte por desperfectos, esa parte sí es gasto del ejercicio en que se conoce, y va a la cuenta 678, Gastos excepcionales, o a la de reparaciones si responde a un servicio efectivamente recibido.

Lado del arrendador: quien cobra la fianza

Es la imagen especular. La fianza recibida es un pasivo:

Y a corto plazo, la cuenta 560. Muchas comunidades autónomas obligan además al arrendador a depositar la fianza en un organismo público; ese depósito no cancela la deuda con el inquilino, solo cambia dónde está el dinero, y se registra a su vez como fianza constituida, en la 260 o en la 565 según el plazo que reste hasta su devolución.

Errores que se repiten

• Llevar la fianza a gasto el día de la firma. No lo es: no ha desaparecido, está depositada.
• Aplicarle IVA. La fianza no está sujeta. Sí lo está la renta.
• Dejarla siempre en la 260 y no reclasificarla a corto cuando el vencimiento cae dentro de los doce meses siguientes al cierre.
• Confundirla con el mes anticipado. Un mes de renta pagado por adelantado sí es gasto, solo que periodificado: cuenta 480.

Preguntas frecuentes