Cómo se contabiliza la variación de existencias

Es la pregunta que aparece en todos los exámenes de FP y en la que más gente se queda bloqueada: «¿la variación de existencias es un gasto o un ingreso?». La respuesta corta es que no es ninguna de las dos cosas. Es un ajuste del gasto.

Durante el ejercicio

Se compra y se vende con normalidad, y la cuenta de existencias no se toca en todo el año. Sigue con el saldo del inventario inicial.

Es lo que se llama método especulativo o de inventario periódico, que es sobre el que está construido el modelo de cuentas anuales del PGC. La cuenta 300 solo se mueve dos veces al año: en el cierre.

El enunciado

• Existencias iniciales de mercaderías: 10.000,00 €
• Existencias finales, según el inventario físico: 12.000,00 €

La regularización, en dos asientos

Primero se da de baja lo que había al empezar:

Y después se da de alta lo que hay al terminar:

Qué significa el saldo que queda

La 610 queda con un saldo acreedor de 2.000,00 €: 12.000,00 € menos 10.000,00 €. Las existencias han aumentado, así que se ha consumido menos de lo comprado y el gasto del ejercicio disminuye en ese importe.

Si hubiera sido al revés —menos existencias al final que al principio—, el saldo sería deudor y el gasto aumentaría. De ahí que la 610 aparezca en el grupo 6 aunque a veces reste: es una cuenta de gasto que puede tener saldo acreedor, y esa rareza es justo lo que despista.

Comprobación

El consumo del ejercicio es existencias iniciales + compras − existencias finales. Si la 610 está bien, el resultado de explotación recoge exactamente ese consumo, no las compras. Es la comprobación que conviene hacer antes de dar el cierre por bueno.

Qué dice el PGC sobre la 610

Conviene saber dónde se mira. El cuadro de cuentas —cuarta parte del Plan— solo da el número y el nombre; quien define la cuenta y describe su movimiento es la quinta parte, «Definiciones y relaciones contables». Y lo hace para las tres hermanas a la vez: 610 mercaderías, 611 materias primas y 612 otros aprovisionamientos.

El Plan las define como las cuentas destinadas a registrar, al cierre del ejercicio, las variaciones entre las existencias finales y las iniciales de los subgrupos 30, 31 y 32. Y describe el movimiento en una sola frase que vale más que cualquier regla mnemotécnica:

• Se cargan por el importe de las existencias iniciales, con abono a la cuenta de existencias (300, 310, 320…).
• Se abonan por el de las existencias finales, con cargo a esa misma cuenta de existencias.
• El saldo que resulte se carga o se abona, según los casos, a la cuenta 129, Resultado del ejercicio, en la regularización.

Dos cosas se deducen de ahí. La primera, que la 610 no se mueve compra a compra: solo se regulariza en un cierre contable. Normalmente es el del ejercicio, pero también hay cierres antes —de gestión, mensuales o trimestrales, o forzados por una fusión, una escisión o un cambio de ejercicio—, y en todos ellos se regulariza igual. Quien la toca en cada compra está haciendo otra cosa. La segunda, que no hay una 610 «de gasto» y otra «de ingreso»: es la misma cuenta, y su saldo puede ser deudor o acreedor según de qué lado quede la diferencia.

Dónde aparece la variación de existencias en la cuenta de pérdidas y ganancias

Otra pregunta de examen que se falla por buscar la cuenta por su nombre. La 610 no tiene línea propia: va dentro de «4. Aprovisionamientos», en el apartado «a) Consumo de mercaderías», sumando con la 600 y las cuentas de devoluciones, rappels y descuentos por pronto pago de compras (6060, 6080, 6090). Las hermanas 611 y 612 van en el apartado siguiente, «b) Consumo de materias primas y otras materias consumibles».

Por eso el modelo lleva un asterisco en la 610: puede sumar o restar. Lo que la cuenta de resultados acaba mostrando no son las compras del año, sino el consumo:

Con unas compras de 40.000,00 €, el gasto que se lleva al resultado son 38.000,00 €, porque 2.000,00 € se han quedado en el almacén. Ese es exactamente el trabajo de la 610, y la comprobación que conviene hacer antes de dar el cierre por bueno.

Variantes

• Otros grupos de existencias. Materias primas usan la 611, productos en curso y terminados la 71x. La lógica es la misma; cambia la cuenta.
• Deterioro de existencias. Si el valor neto realizable —precio estimado de venta menos los costes estimados de terminación y de venta— es inferior al precio de adquisición o coste de producción, además de regularizar hay que dotar deterioro con la 693 y la 390. Ojo: no es «valor de mercado», y en los exámenes se penaliza.
• Empresas industriales. Las variaciones de productos terminados y en curso van al grupo 7, pero no forman parte del importe neto de la cifra de negocios: son una partida independiente de la cuenta de pérdidas y ganancias, situada justo debajo de él. Afectan al resultado de explotación, no al gasto por compras.

Preguntas frecuentes