Cómo se contabiliza la constitución de una sociedad

Es el primer asiento de la vida de una empresa y, curiosamente, uno donde más se falla: hay quien lleva la aportación de los socios a ingresos, y quien mete la factura del notario en el grupo 6. Las dos cosas están mal, y por el mismo motivo de fondo.

El enunciado

Se constituye una sociedad con un capital de 15.000,00 €, íntegramente suscrito y desembolsado en efectivo. La notaría y el Registro Mercantil facturan 700,00 € más el 21 % de IVA.

Paso 1: la aportación

Si la aportación fuera no dineraria —un local, una furgoneta, existencias—, en lugar de la 572 iría la cuenta del bien aportado, por el valor razonable que figure en la escritura.

Paso 2: los gastos de constitución

Este es el asiento contraintuitivo. Desde el Plan de 2007 los gastos de constitución y de ampliación de capital no pasan por la cuenta de resultados: se registran directamente en el patrimonio neto como menores reservas. El IVA soportado sí es deducible por la vía normal.

Para no mezclar dos cosas a la vez, el ejemplo carga contra reservas el importe íntegro. En un cierre real estos gastos se registran netos de su efecto impositivo, porque son fiscalmente deducibles.

Si te enseñaron a activar los gastos de constitución en una cuenta del inmovilizado y amortizarlos en cinco años, eso es del plan anterior. Ya no se hace.

Cuando el desembolso no es íntegro

En una sociedad anónima se puede constituir desembolsando una parte y dejando el resto pendiente. La parte no exigida se refleja en la cuenta 1030, Socios por desembolsos no exigidos, capital social, que es una cuenta de patrimonio neto con signo negativo: minora el capital hasta que se exija el desembolso. Cuando los administradores lo exigen, la 1030 se cancela contra la 5580, Socios por desembolsos exigidos sobre acciones ordinarias, que ya es un activo, y ésta se cancela al cobrar.

Mientras el capital está emitido pero todavía pendiente de inscripción en el Registro Mercantil se usan las cuentas equivalentes de esa fase: la 194 y la 1034. Una vez inscrito, se traspasan a la 100 y a la 1030.

El capital social figura siempre por su importe nominal completo. Lo que varía es cuánto de ese capital está efectivamente en la caja.

Errores que se repiten

• Llevar la aportación a la 700 o a la 769. No es una venta ni un ingreso financiero.
• Contabilizar los gastos de notaría en la 623 o en la 629. Van contra reservas.
• Olvidar el IVA de la factura del notario y del asesor, que es deducible.
• Confundir capital social con tesorería. El primero es una cifra del patrimonio neto; la segunda, dinero. Coinciden el primer día y casi nunca después.

Y después de la constitución

Una ampliación de capital sigue exactamente la misma lógica: aportación al capital, prima de emisión si la hay en la cuenta 110, y gastos de la operación contra reservas. Cambia el punto de partida, no el criterio.

Preguntas frecuentes